E' noto che la Convenzione di Washington e sue variazioni, nonchè le successive norme comunitarie, non prevedono che all'atto dell'esportazione o riesportazione venga apposta sulla documentazione commerciale una dichiarazione che attesti la non inclusione dei beni descritti tra quelli previsti alle Appendici della citata Convenzione.
Le disposizioni di alcuni Stati (Giappone, Corea, India, Taiwan, Usa) prescrivono però che sulle fatture, oltre all'indicazione del nome scientifico e comune della specie animale o vegetale da cui i beni che si vogliono importare provengono, venga apposta una dichiarazione di non inclusione degli stessi nelle Appendici della citata Convenzione.
A tale fine, il Servizio CITES del Corpo Forestale dello Stato, comunica che è necessario la presentazione della documentazione di scorta e della fattura al Nucleo Operativo CITES competente sulla Dogana presso la quale saranno assolte le formalità dell'esportazione o riesportazione. Sulla base della documentazione prodotta e, qualora sia ritenuto necessario, a seguito della verifica dei beni, il citato Nucleo apporrà sulla fattura una dichiarazione di non inclusione dei beni nelle Appendici CITES.
Qualora la spedizione venga effettuata presso un Ufficio doganale non abilitato alle operazioni doganali di beni previsti dalle citate Appendici, la dichiarazione sarà apposta dal Nucleo Operativo competente per territorio.
La stessa procedura potrà essere seguita nei casi di vendita (Tax free) di beni per uso personale o familiare a cittadino residente in Paese terzo, esibendo preventivamente la relativa documentazione agli Uffici del Servizio Certificazioni CITES.